Veri İşleme Sözleşmesi

Son güncelleme: 25 Ekim 2026 · Sürüm: 2026-10-25-v2

Bu sözleşme, Otelka Yazılım (“Otelka”) ile hizmeti kullanan konaklama işletmesi (“Tesis”) arasında, misafirlere ve tesis personelinin iş kayıtlarına ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin karşılıklı yükümlülükleri düzenler. Kullanım Şartları’nın ayrılmaz bir parçasıdır.

1. Roller

Bu verilere ilişkin olarak Tesis veri sorumlusu, Otelka veri işleyendir. Otelka bu verileri yalnızca Tesis’in talimatıyla ve Hizmet’in sunulması amacıyla işler; kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz, başka tesislerin verileriyle birleştirmez.

6698 sayılı Kanun’un 12. maddesi uyarınca veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler bakımından Tesis ve Otelka müştereken sorumludur. Otelka bu sorumluluğun sözleşmeyle tamamen Tesis’e devredilemeyeceğini kabul eder ve aşağıdaki taahhütleri üstlenir.

2. İşlemenin kapsamı

Konusu ve amacı: Tesis’in rezervasyon, kanal, ön büro, faturalama ve kimlik bildirimi işlemlerinin Hizmet üzerinden yürütülmesi.
Süresi: Tesis’in hesabı açık olduğu sürece; sona erme halinde 10. madde uygulanır.
Veri kategorileri: misafir kimlik ve iletişim bilgileri, konaklama ve rezervasyon bilgileri, otopark düzeni için araç plakası, tutar ve ödeme yöntemi, kanal ödeme özeti (kart markası ve son dört hane), kimlik bildirimi için kimlik türü ve numarası, uyruk, cinsiyet, doğum tarihi ve yeri, misafir profili ve notları, misafir mesajları, fatura ve cari hesap bilgileri, rezervasyon sayfası onayları, tesis personelinin iş kayıtları.
İlgili kişi grupları: Tesis’in misafirleri ve rezervasyon yaptıran kişiler, firma ve acente yetkilileri, Tesis personeli.
Talimatlar: Tesis’in talimatları; bu sözleşme ile Tesis’in Hizmet’te yaptığı ayar ve işlemlerdir (kanal bağlantıları, rezervasyon sayfası, kimlik bildirimi, saklama süresi seçimi, personel yetkileri gibi).

3. Otelka’nın taahhütleri

Talimatla sınırlı işleme: Verileri yalnızca Tesis’in talimatı ve bu sözleşme kapsamında işleriz. Hukuki bir zorunluluk nedeniyle bunun dışına çıkmamız gerekirse, yasak olmadığı sürece Tesis’i önceden bilgilendiririz.
Gizlilik: Verilere erişebilen herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır; erişim işin gerektirdiği en az kişiyle sınırlıdır. Otelka operatörlerinin destek erişimi iki adımlı doğrulamaya bağlıdır ve kayıt altına alınır.
Teknik ve idari tedbirler (md. 12): şifreli bağlantı (HTTPS/TLS); veritabanında satır düzeyinde erişim kuralları ile tesisler arası izolasyon; doğrulanmış oturum ile rol ve bölüm bazlı erişim; yeni cihazda ve hassas işlemlerde ek doğrulama; şifrelerin geri döndürülemez, IP adreslerinin özetlenerek saklanması; hız sınırı ve bot koruması; kart numaralarının sistemlerimize girmemesi ve metinlerde maskelenmesi; şifreli yedekler; kimlik numarası ve doğum tarihinin uygulama kayıtlarına yazılmaması; düzenli güvenlik testleri.
Veri ihlali bildirimi: Bir ihlali öğrendiğimiz andan itibaren gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde Tesis’e bildiririz. Bildirim ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, olası sonuçlarını ve aldığımız önlemleri içerir; böylece Tesis Kurul’a karşı 72 saatlik bildirim yükümlülüğünü zamanında yerine getirebilir. İhlalin araştırılmasında ve Kurul bildiriminin hazırlanmasında Tesis’e destek oluruz.
Alt işleyenler: Güncel listeyi KVKK Aydınlatma Metni’nde yayımlarız ve alt işleyenlere bu sözleşmedekilerle uyumlu yükümlülükler yükleriz. Yeni bir alt işleyen eklemeden önce Tesis’i bilgilendiririz; Tesis makul gerekçeyle itiraz ederse aboneliğini cezasız sonlandırabilir.
İlgili kişi talepleri: Bir misafir doğrudan bize başvurursa talebi kendimiz sonuçlandırmaz, gecikmeksizin Tesis’e yönlendiririz; Tesis’in yanıtlaması için gereken kayıtları (dışa aktarma araçları dahil) sağlarız.
Saklama: Misafir kimlik bilgilerini çıkıştan itibaren Tesis’in seçtiği süre (varsayılan 24 ay) sonunda, araç plakasını çıkıştan 30 gün sonra, kanal mesajlarını son mesajdan 24 ay sonra otomatik olarak sileriz. Diğer veriler hesap açık olduğu sürece saklanır ve Tesis tarafından silinebilir. Kanaldan (OTA) gelen rezervasyon Tesis tarafından silinemez; kanal bağlantısı açıkken kanalın gönderdiği alanlar (ör. misafir adı, ödeyen, tarihler, tutar, kanal notu) kanalla eşit kaldığı için Tesis tarafından değiştirilemez (bağlantı kapalıyken değiştirilen kayıt, kanaldan yeni güncelleme gelene dek hariç; erken çıkışta çıkış tarihi misafirin ayrıldığı güne (en erken girişin ertesi günü) çekilir, kanaldaki kayıt Tesis tarafından kanal panelinden düzenlenir). Bu alanlara ilişkin silme talebini Tesis bize ve kanala iletir, talebi makul sürede yerine getiririz. Kayıt kanalda da silinmedikçe kanal bu alanları yeniden gönderebilir.
Bilgi verme: Tesis’in kendi uyum yükümlülükleri için makul ve önceden bildirilmiş taleplerine yanıt veririz.

4. Tesis’in yükümlülükleri

Verileri hukuka uygun olarak ve geçerli bir hukuki sebebe dayanarak toplar; misafirlere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirir.
Rezervasyon sayfasında misafirlere gösterilen ve Otelka’nın Tesis bilgileriyle oluşturduğu aydınlatma metninin doğruluğunu ve güncelliğini kontrol eder; tesis bilgilerini güncel tutar.
Kanal hesaplarını bağlamaya yetkilidir ve kanallarla sözleşmelerine uygun hareket eder.
Personelinin hesaplarını ve yetkilerini işin gerektirdiği ölçüde tanımlar, ayrılan personelin erişimini kapatır.
Kimlik bildirimi gibi yasal yükümlülüklerini yerine getirir; ihtiyacı olmayan verileri Hizmet’e girmez.

5. Kanal bağlantısı (Channex)

Kanal bağlantısı, Tesis’in talimatıyla Channex bağlantı altyapısı üzerinden kurulur. Channex, Otelka’nın alt işleyenidir.
Kanallardan rezervasyon, değişiklik, iptal, misafir bilgileri ve misafir mesajları alınır; kanallara Tesis’in girdiği fiyat, müsaitlik ve kısıtlar ile Tesis’in yazdığı mesaj yanıtları gönderilir. Rezervasyon sayfasından ya da elle girilen rezervasyonların misafir bilgileri kanallara gönderilmez.
Kart numaraları Channex’in güvenli ortamında kalır; Otelka’ya yalnızca kart markası ve son dört hane gibi özet bilgiler gelir.
Otelka, kanal hesaplarının şifrelerini istemez ve Tesis adına kanal panellerine giriş yapmaz.

6. Kimlik bildirimi ve Otelka KBS uygulaması

Kimlik bildirimi Tesis’in yasal yükümlülüğüdür. Otelka, bildirim için yalnızca gerekli alanları (ad, soyad, kimlik türü ve numarası, ülke, doğum tarihi ve yeri, cinsiyet, oda, giriş-çıkış zamanı) Tesis’in kendi bilgisayarındaki ve Tesis’in eşleştirip onayladığı Otelka KBS uygulamasına iletir. Misafirin telefonu, e-postası, adresi, notları ve tutarlar iletilmez.
Uygulama bu verileri yalnızca bildirim sırasında bellekte işler ve Tesis’in kendi KBS hesabıyla Emniyet ya da Jandarma KBS’ye iletir. Bu aktarım, Tesis’in yasal yükümlülüğü gereği ve Tesis tarafından yapılır.
KBS kullanıcı adı, şifresi ve iki adımlı doğrulama bilgileri yalnızca Tesis’in bilgisayarında, işletim sisteminin şifreli anahtar deposunda saklanır; Otelka’ya iletilmez. Otelka’ya yalnızca bildirimin sonucu (durum, sonuç kodu ve KBS işlem numarası) ile uygulamanın durum bilgileri döner.
Uygulama, destek ve arıza tespiti için teknik tanılama kayıtlarını (adım, hata kodu, süre, uygulama ve tarayıcı sürümü, ekran yapısı sayıları) Otelka’ya iletir. Bu kayıtlar misafir verisi, kimlik bilgisi, parola ve IP adresi içermez; yalnızca Otelka destek ekibi görür ve 30 gün sonra silinir.
Uygulamanın Otelka ile iletişimi, cihazda üretilen anahtarla imzalanır; bağlantı Tesis tarafından her an kaldırılabilir.

7. Rezervasyon sayfası

Misafirin rezervasyon sayfasında girdiği veriler Tesis adına işlenir. Otelka misafirden ödeme tahsil etmez. Misafirin aydınlatma metnini okuduğuna ilişkin onayı ile isteğe bağlı pazarlama izni, zamanı ve metin sürümüyle birlikte kaydedilir. Rezervasyon onayı misafire, rezervasyon bildirimi Tesis’e e-postayla gönderilir.

8. E-posta ile rezervasyon aktarımı (önceki sürüm)

Bu yöntemi kullanan hesaplarda Otelka kanallara bağlanmaz; veriler, Tesis’e ulaşmış rezervasyon bildirimlerinin Tesis tarafından Otelka’ya iletilmesiyle elde edilir. İki yol vardır:

Yöntem A — Bildirim adresi ekleme: Tesis, kullandığı kanal yöneticisi ya da rezervasyon platformunun kendi panelindeki bildirim alıcıları listesine Otelka’nın kendisine tahsis ettiği e-posta adresini, kendi hesabıyla ve kendi yetkisiyle ekler.
Yöntem B — Posta kutusundan yönlendirme: Tesis, kendi posta kutusuna düşen rezervasyon bildirimlerini bir yönlendirme kuralıyla Otelka’ya iletir. Veri minimizasyonu için yalnızca rezervasyon göndericilerini kapsayan filtreli yönlendirme önerilir.

Bu kurulumda Tesis, ayarı yapmaya yetkili olmaktan, bağlı olduğu platformların şartlarına uymaktan ve üyelik sona erdiğinde ayarı kaldırmaktan sorumludur. Otelka ise rehberinin doğru ve anlaşılır olmasından, en az veriyi alan kurulumu önermekten, tahsis ettiği adresi tahmin edilemez biçimde üretip gizli tutmaktan, tanınmayan bir göndericiden ilk kez e-posta geldiğinde Tesis’i uyarmaktan ve hesap kalıcı olarak kapatıldığında adresi devre dışı bırakmaktan sorumludur; kapanan adrese gelen e-postalar işlenmez. Aboneliğe ara verildiğinde adres tahsisli kalır ve gelen rezervasyon e-postaları, Tesis dönüşünde kaldığı yerden devam edebilsin diye en fazla 12 ay işlenmeye devam eder; Tesis hesap kapatma talebiyle işlemeyi dilediği an durdurabilir.

9. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin bir kısmının sunucuları ya da merkezleri yurt dışındadır. Bu aktarımlar KVKK’nın 9. maddesindeki usullere uygun olarak ve hizmetin sunulması için gereken asgari veriyle sınırlı yapılır. Misafir verilerinin tutulduğu veritabanı Avrupa Birliği’ndedir (Frankfurt). Sağlayıcı listesi KVKK Aydınlatma Metni’nde yayımlanır.

10. Sona erme, iade ve imha

Abonelik sona erdiğinde veriler, Tesis dönüşünde kaldığı yerden devam edebilsin diye saklanmaya devam eder ve Tesis tarafından görüntülenip dışa aktarılabilir. Tesis sahibinin hesap kapatma talebinden 30 gün sonra tüm veriler kalıcı olarak silinir; silinen veriler şifreli yedeklerden en geç 30 gün içinde kalkar. Mevzuatın saklanmasını zorunlu kıldığı mali kayıtlar ve misafir verisi içermeyen imha kayıtları (3 yıl) bu kapsamın dışındadır.

11. Süre ve değişiklikler

Bu sözleşme Tesis’in Otelka hesabı açmasıyla yürürlüğe girer ve hesap açık olduğu sürece geçerlidir. Esaslı değişiklikler yürürlüğe girmeden önce Tesis’e bildirilir. Sorularınız ve kişisel verilere ilişkin talepleriniz için iletisim@otelka.com.