KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 25 Ekim 2026 · Sürüm: 2026-10-25-v2

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Otelka Yazılım ("Otelka") olarak kişisel verileri nasıl işlediğimizi açıklıyoruz.

1. Veri sorumlusu

2. İki farklı rolümüz

a) Veri sorumlusu olarak: Otelka hesabı açan tesislerin yetkilileri ve kullanıcıları, fatura bilgileri, tanıtım sitemizin ziyaretçileri ve bize iletişim formuyla ya da e-postayla ulaşan kişiler bakımından veri sorumlusu Otelka’dır. Bu metin öncelikle bu verileri anlatır.

b) Veri işleyen olarak: Tesislerin misafirlerine ve tesis personelinin iş kayıtlarına ait veriler bakımından veri sorumlusu ilgili tesistir. Otelka bu verileri yalnızca tesisin talimatıyla ve tesis adına işler; kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, başka tesislerin verileriyle birleştirmez. Misafirler için tesis adına hazırlanan aydınlatma metni rezervasyon sayfasında yer alır; Otelka’nın taahhütleri Veri İşleme Sözleşmesi’ndedir.

3. İşlenen kişisel veriler

Veri sorumlusu olduğumuz veriler

• Hesap ve kullanıcı: ad soyad, e-posta, telefon, rol ve yetkiler; e-postasız personel hesaplarında kullanıcı adı; Google ile girişte Google’ın paylaştığı ad, e-posta ve hesap kimliği.
• Tesis: tesis adı, adresi ve iletişim bilgileri, oda yapısı, görseller, rezervasyon sayfasında gösterilen banka hesap (IBAN) bilgisi, yüklenirse vergi levhası (şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası içerebilir).
• Faturalandırma ve ödeme: fatura unvanı, vergi dairesi, vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası, fatura adresi; ödeme kuruluşuna iletilen ad, e-posta, telefon, adres ve ödeme anındaki IP adresi. Kart bilgileri Otelka’ya girmez.
• İşlem güvenliği: şifrenin geri döndürülemez özeti, giriş denemeleri, IP adresinin özeti, tanınan cihazlar (ülke ve tarayıcı bilgisi), oturum ve yetkili işlem kayıtları, uygulama bildirim (push) kimlikleri.
• Otelka KBS uygulaması: cihaz adı, işletim sistemi, uygulama sürümü, cihazın açık anahtarı ve parmak izi, IP adresinin özeti, son görülme zamanı, durum ve hata kodları. KBS kullanıcı adı, şifresi ve iki adımlı doğrulama bilgileri Otelka’ya gelmez.
• İletişim: destek talepleri ve iletişim formu (ad, e-posta, telefon, tesis adı, mesaj).
• Tanıtım sitesi: çerez tercihleri (rastgele tercih kimliği, kategoriler, metin sürümü, ülke kodu — IP adresi ve kimlik bilgisi tutulmaz); onay verilirse Google Analytics ile sayfa görüntüleme ve tıklama ölçümü.

Tesis adına işlediğimiz veriler (veri işleyen)

• Rezervasyon: ad soyad, e-posta ve telefon, konaklama tarihleri, oda, kişi ve çocuk sayısı, çocuk yaşları, konaklayan her kişinin yetişkin / çocuk bilgisi ve (doğum tarihi kayıtlı değilse) yaşı, uyruk, varış saati, notlar, tutar, ödeme yöntemi ve durumu, rezervasyon kanalı ve kanal kodları; tesis girerse otopark düzeni için araç plakası.
• Kanal ödeme özeti: kart markası, son dört hane, sanal kart bakiyesi ve kullanım tarihi (kart numarası kanal altyapısında kalır). Önceki sürümde, yalnız tesisin açıkça etkinleştirdiği hesaplarda, sanal kart bilgileri şifreli kasada en geç çıkıştan 180 gün sonrasına kadar tutulur.
• Kimlik ve kimlik bildirimi: ad, soyad, kimlik türü ve numarası (T.C. kimlik veya pasaport), uyruk, cinsiyet, doğum tarihi, doğum yeri.
• Misafir profili: iletişim bilgileri, dil, tercihler, VIP veya istenmeyen misafir işareti ve tesisin notu, iletişim izinleri.
• Mesajlar: kanallardan gelen ve giden misafir mesajları (kart numaraları maskelenir; ekler saklanmaz).
• Fatura ve cari hesap: faturalarda alıcı adı (maskeli) ve tutarlar; firma ve acente hesaplarında vergi numarası, adres, iletişim bilgileri.
• Rezervasyon sayfası onayları: onay zamanı, metin sürümü, pazarlama izni.
• Tesis personelinin iş kayıtları: kat hizmetleri işlem zamanları.

4. Verilerin toplanma yöntemi

Veriler elektronik ortamda; kayıt ve kurulum formları, uygulamanın kullanımı, tesisin talimatıyla kurulan kanal bağlantısı (Channex altyapısı üzerinden kanallardan gelen rezervasyonlar ve mesajlar), misafirin rezervasyon sayfasında doldurduğu form, tesis personelinin girişleri, Otelka KBS uygulamasının gönderdiği durum bilgileri, önceki sürümde tesisin ilettiği rezervasyon e-postaları ve yüklediği dosyalar, iletişim formu ve çerezler aracılığıyla otomatik ya da kısmen otomatik yollarla toplanır. Kanal bağlantısında Otelka, kanallara yalnızca tesisin girdiği fiyat, müsaitlik ve kısıtları ile tesisin yazdığı mesaj yanıtlarını gönderir.

5. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesabın açılması ve Hizmet’in sunulması (kanal bağlantısı, takvim, ön büro, rezervasyon sayfası, KBS araçları) — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c)
• Faturalandırma, tahsilat ve mali kayıtların tutulması — hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç) ve sözleşmenin ifası
• Hesap güvenliği, yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, işlem kayıtlarının tutulması — meşru menfaat (md. 5/2-f)
• Destek taleplerinin karşılanması ve Hizmet’e ilişkin zorunlu bildirimler — sözleşmenin ifası ve meşru menfaat
• Tanıtım sitesinde ziyaret istatistikleri — açık rıza (çerez tercihi; dilediğiniz an geri alabilirsiniz)
• Misafir verileri — tesisin talimatıyla; tesisin kendi hukuki sebeplerine (konaklama sözleşmesi, 1774 sayılı Kanun ve vergi mevzuatı gibi) dayanarak

6. Aktarım yapılan taraflar

Hizmet aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla (alt işleyenler) sunulur; her biri verileri yalnızca kendi hizmeti kapsamında işler:

Bunlara ek olarak, tesisin talimatı ve yasal yükümlülüğü doğrultusunda: misafir kimlik bilgileri tesisin kendi bilgisayarındaki Otelka KBS uygulamasına ve tesis tarafından Emniyet ya da Jandarma KBS’ye; tesisin kestiği faturalara ait alıcı bilgileri tesisin kendi e-belge entegratörüne iletilir. Yetkili kamu kurumlarına, usulüne uygun talep halinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde aktarım yapılabilir.

7. Yurt dışına aktarım

Yukarıdaki sağlayıcılardan bir kısmının sunucuları ya da merkezleri yurt dışındadır. Bu aktarımlar KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen usullere uygun olarak (standart sözleşmeler ve gerektiğinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirim dahil), hizmetin sunulması için gereken asgari veriyle sınırlı olarak yapılır. Misafir ve tesis verilerinin tutulduğu veritabanı Avrupa Birliği’nde (Frankfurt) bulunur.

8. Saklama süreleri

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Silinen veriler şifreli yedeklerden en geç 30 gün içinde kalkar.

9. Veri güvenliği

• Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS/TLS, HSTS).
• Veritabanında satır düzeyinde erişim kuralları uygulanır: her tesis yalnızca kendi verisine erişir; erişim doğrulanmış oturum ile kullanıcının rolü ve bölümüyle sınırlıdır.
• Yeni cihazdan girişte e-posta doğrulama kodu istenir; ödeme, ekip, kanal ve KBS ayarları, kart görüntüleme ve hesap kapatma gibi hassas işlemlerde şifre ve bot doğrulamasıyla yeniden onay alınır.
• Otelka operatörlerinin destek erişimi iki adımlı doğrulamaya bağlıdır ve kayıt altına alınır.
• Giriş ve formlarda hız sınırı ve bot koruması uygulanır; IP adresleri ham tutulmaz, özetlenerek saklanır.
• Kart numaraları Otelka’ya girmez (abonelik ödemelerinde iyzico, kanal kartlarında Channex); sisteme giren metinlerde kart numarasına benzeyen diziler maskelenir. Önceki sürümde saklanan sanal kart bilgileri AES-256 ile şifrelidir.
• Tesislerin e-belge anahtarları ve veritabanı yedekleri şifreli saklanır; kimlik numarası ve doğum tarihi uygulama kayıtlarına (log) yazılmaz.
• Otelka KBS uygulamasının istekleri cihazda üretilen anahtarla imzalanır; KBS şifreleri yalnızca tesisin bilgisayarındaki işletim sistemi kasasında durur.
• Düzenli güvenlik testleri yapılır; değişiklikler yayına alınmadan önce güvenlik incelemesinden geçer.
• Bir veri ihlalinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve ilgili kişilere mevzuatın öngördüğü sürede (Kurul’a 72 saat) bildirim yapılır; misafir verilerini etkileyen ihlaller tesise en geç 24 saat içinde bildirilir.

10. İlgili kişi olarak haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı iletisim@otelka.com adresine kayıtlı e-posta adresinizden ya da künyedeki adrese yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz ücretsiz olarak en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Misafir verilerine ilişkin talepler için konakladığınız tesise başvurmanız gerekir; tesis veri sorumlusudur ve Otelka’ya gelen bu tür başvurular gecikmeksizin tesise yönlendirilir.