Veri İşleme Sözleşmesi

Son güncelleme: 5 Eylül 2026 · Sürüm: 2026-08-05-v1

Bu sözleşme, Otelka ("Otelka") ile hizmeti kullanan konaklama işletmesi ("Tesis") arasında, misafirlere ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin karşılıklı yükümlülükleri düzenler. Kullanım Şartları'nın ayrılmaz bir parçasıdır.

1. Rollerimiz

Misafirlere ait kişisel veriler bakımından Tesis veri sorumlusu, Otelka veri işleyendir. Otelka bu verileri yalnızca Tesis'in talimatı doğrultusunda ve hizmetin sunulması amacıyla işler; kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz, başka müşterilerin verileriyle birleştirmez.

6698 sayılı Kanun'un 12. maddesi uyarınca veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler bakımından Tesis ve Otelka müştereken sorumludur. Otelka, bu sorumluluğun sözleşmeyle tamamen Tesis'e devredilemeyeceğini kabul eder ve aşağıdaki taahhütleri üstlenir.

2. İşlemenin kapsamı

Konusu ve amacı: rezervasyonların tek takvimde toplanması, gelir ve komisyon takibi
Süresi: Tesis'in üyeliği devam ettiği sürece
Veri kategorileri: misafir adı soyadı, konaklama tarihleri, oda/daire bilgisi, rezervasyon kanalı, tutar; rezervasyon bildiriminde yer alması hâlinde misafir iletişim bilgileri, notlar ile çocuk sayısı ve yaş bilgisi
İlgili kişi grupları: Tesis'in misafirleri ve rezervasyon yaptıran kişiler

3. Otelka'nın taahhütleri

Talimatla sınırlı işleme:Verileri yalnızca Tesis'in talimatı ve bu sözleşme kapsamında işleriz. Hukuki bir zorunluluk nedeniyle bunun dışına çıkmamız gerekirse, yasak olmadığı sürece Tesis'i önceden bilgilendiririz.
Gizlilik: Verilere erişimi olan herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır; erişim, işin gerektirdiği en az kişiyle sınırlıdır.
Teknik ve idari tedbirler (md. 12): Şifreli bağlantı (HTTPS), veritabanında satır düzeyinde erişim kuralları ile tesisler arası izolasyon, şifrelerin geri döndürülemez saklanması, IP adreslerinin ham tutulmaması, yetkisiz giriş denemelerine karşı hız sınırlaması, tanınmayan cihazlarda ek doğrulama ve kullanıcılara ait kart verisinin sistemlerimize girmemesi (girişte maskelenir).
Veri ihlali bildirimi: Bir ihlali öğrendiğimiz andan itibaren gecikmeksizin ve en geç 24 saat içindeTesis'e bildiririz. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini, olası sonuçlarını ve aldığımız önlemleri içerir. Böylece Tesis, Kurum'a karşı taşıdığı 72 saatlik bildirim yükümlülüğünü zamanında yerine getirebilir. İhlalin soruşturulması ve Kurum bildiriminin hazırlanması sürecinde Tesis'e destek oluruz.
Alt işleyenler: Güncel listeyi KVKK Aydınlatma Metni'nde yayımlarız. Yeni bir alt işleyen eklemeden önce Tesis'i bilgilendiririz; Tesis makul gerekçeyle itiraz ederse aboneliğini cezasız sonlandırabilir.
İlgili kişi talepleri:Bir misafir doğrudan bize başvurursa talebi kendimiz sonuçlandırmaz, gecikmeksizin Tesis'e yönlendiririz ve Tesis'in yanıtlaması için gereken teknik desteği veririz.
Üyelik sonrası: Üyelik sona erdiğinde veriler, Tesis dönüşünde kaldığı yerden devam edebilsin diye saklanmaya devam eder; Tesis talep ederse dışa aktarılır ve hesap kapatma talebiyle kalıcı olarak silinir. Mevzuatın saklanmasını zorunlu kıldığı mali kayıtlar bu kapsamın dışındadır.
Bilgi verme:Tesis'in kendi uyum yükümlülükleri için talep ettiği bilgileri makul süre içinde sağlarız.

4. Rezervasyon bildirimlerinin Otelka'ya iletilmesi

Otelka, üçüncü taraf sistemlere bağlanmaz ve oralardan veri çekmez. Veriler Tesis'e ulaşmış bildirimlerin Tesis tarafından Otelka'ya iletilmesiyle elde edilir. Bunun iki yolu vardır:

Yöntem A — Bildirim adresi ekleme:Tesis, kullandığı kanal yöneticisi/PMS ya da rezervasyon platformunun kendi panelindeki bildirim alıcıları listesine, Otelka'nın kendisine tahsis ettiği e-posta adresini ekler. Bu ayarı ilgili panelde Tesis kendi hesabıyla ve kendi yetkisiyle yapar.
Yöntem B — Posta kutusundan yönlendirme:Tesis, kendi e-posta kutusuna düşen rezervasyon bildirimlerini bir yönlendirme kuralıyla Otelka'ya iletir. Veri minimizasyonu için yalnızca rezervasyon göndericilerini kapsayan filtreli yönlendirme önerilir.

Bu kurulumda Tesis'in sorumluluğu:

Ayarı yapmaya yetkili olmak ve bağlı olduğu platformların kullanım şartlarına uygun hareket etmek
Misafirlere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve verileri hukuka uygun toplamak
Üyelik sona erdiğinde kendi sistemlerinde kurduğu yönlendirme/bildirim ayarını kaldırmak

Bu kurulumda Otelka'nın sorumluluğu:

Kurulum yönlendirmesini biz yaptığımız için, sunduğumuz rehberin doğru, anlaşılır ve mevzuata uygun olmasından sorumluyuz.
Varsayılan olarak en az veriyi alan kurulumu öneririz (filtreli yönlendirme) ve gereğinden fazla veri istemeyiz.
Tesise tahsis edilen e-posta adresi tahmin edilemez biçimde üretilir; adresin gizliliğini korur ve Tesis dilediğinde hesap ayarlarından yenileyebilir. Daha eski hesaplarda oluşturulmuş adresler talep üzerine yenilenir.
Tanınmayan bir göndericiden ilk kez mail geldiğinde Tesis'i uyarırız (kısa süre içinde çok sayıda yeni gönderen görülürse uyarılar toplulaştırılır); Tesis dilerse o göndericiyi engelleyebilir.
Hesap kalıcı olarak kapatıldığında adresi biz devre dışı bırakırız; kapanan adrese gelen mailler işlenmez, takvime yazılmaz ve içerikleri kaydedilmez. Aboneliğe ara verilmesi hesabı kapatmaz: bu dönemde adres tahsisli kalır ve gelen rezervasyon mailleri, Tesis dönüşünde kaldığı yerden devam edebilsin diye en fazla 12 ay boyunca Tesis adına işlenmeye devam eder. Tesis, hesap kapatma talebiyle işlemeyi dilediği an durdurabilir.
Hiçbir koşulda Tesis'ten üçüncü taraf platform şifresi istemez, Tesis adına bu platformlara giriş yapmayız.

5. Yurt dışına aktarım

Kullandığımız altyapı sağlayıcılarının bir kısmının sunucuları yurt dışındadır. Bu aktarımlar KVKK md. 9 çerçevesinde, gerekli güvenceler sağlanarak ve hizmetin sunulması için gereken asgari veriyle sınırlı olarak gerçekleştirilir. Sağlayıcı listesi KVKK Aydınlatma Metni'nde yayımlanır.

6. Süre ve yürürlük

Bu sözleşme, Tesis'in Otelka hesabı açmasıyla yürürlüğe girer ve üyelik süresince geçerlidir. Esaslı değişiklikler yürürlüğe girmeden önce Tesis'e bildirilir. Sorularınız ve kişisel verilere ilişkin talepleriniz için iletisim@otelka.com.